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做生意需要准备哪些登记簿?

2016年06月06日 07:26 来源:欧华报


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旅西华侨华人,从上世纪八十年代起,不仅人数大增,而且从事的行业也越来越多,越来越大。华人群体的文化程度也明显提高,从过去的老华侨、华人,即便已经拥有西班牙籍,也不会讲多少西班牙语,到今天的第二、第三代中的学士、硕士甚至博士。但是,华商在经营中的提高却没有与华人文化程度的提高同步。还有不少华商,还停留在最初的那种简单的买卖中,每天仅仅是把现金收入记上一笔;还有人连这一笔都不记:卖了货,收了钱,放在口袋里,需要买货,哪怕是去吃一顿饭,即从同一个口袋里掏,最后,把每天的“收入”集中起来,放到一个“更大的”口袋里,这就是盈利。

这样生意方式,完全不符合一个法治国家的要求。如果遇到税务局的检查,手忙脚乱,无从查起。侨胞也许说,我公司的账簿都是由代书在做嘛,他都会给我搞定的!

事实并不是这样。生意是自己做的, 生意中的很多事情需要企业自己做好。代书替你做的是税务方面的工作,代书凭着你交给他的票据做账,如有遗漏,还是企业自己的事情。代书不过是个asesoria fiscal,税务顾问,对于法律,他应该比你知道得多一些,遇到事情可以帮你出出主意、提个醒。但是,很多事情只有自己关心了,做好了,才有保障。为了做好公司或个人生意,有几个簿子是必须要准备的,比如:

一个公司,需要备有:Libro de registro de la Sociedad (公司记录本),记录有关公司的变化,比如公司成立、更改地址、更改章程、更改名称等的簿子。Libro de Actas (会议记录),记录每次公司召开的会议纪要。Libro de registro de  socios (股东记录簿)记录公司股东变化。这几个本子要和公司成立文件放在一起。不少老板,连自己的公司成立文件都不保管好,要用的时候,到处寻找,实在找不到,再去补办一份。连公司在哪个公证处签署成立文件的也不知道,到哪儿去补办?公司更改了地址、股东有了变化、都要有新的公证,这些公证也需要送交商业登记处登记备案。所有这些文件都要妥善保管。有了公司记录本和公司股东记录本,就可以把这些公证是哪天做的, 在哪儿做的,有什么变化都记上一笔,以备后用。

不管是公司还是个人,从税务方面讲,必须备有几个本子:Libro de facturas recibidas (收到的发票记录本,指所有支出记录),Libro de operaciones intracomunitarias (欧盟内交易记录簿)记录本人或本公司与欧盟内其他国家商家的交易活动,Libro de bienes de inversion (投资记录)记录本公司或个人为生意做的投资性的财产,例如购进的固定资产,Libro diario (日记账)这个本子,不一定是日记,可以是周记, 也可以为月记,甚至是季度的, 但最多不可超过季度的记录。从法律上讲,这些本子是商家必备的。当然,在季度税做好后,代书电脑里有了记录,可以代替了这些本子。但是,代书是在你给他的发票基础上做的, 他可不保证发票的完整,因此受到的损失,是企业和业主自己的。所以,自己备有这些本子, 随时记录,同时核对发票,可以保证发票的完整,并可协助代书的工作。同时从这些本子的记录,可以了解自己的公司和生意的发展情况。Libro de inventario (库存记录),这是华商中问题最大的。绝大多数华商只有进货发票,提货出售时没有记录,这与没有具体商品代码的手写的销售发票加到一起,仓库就是乱账一笔。给公司做账中,除了记录公司的支出(收到的发票)和收入(销售发票)外,很重要的一部分是库存。因为没有一家公司能够每次完全销售买进的商品,而所留下未能出售的商品,由于种种原因,会贬值,需要抛售,甚至销毁。如果公司自己没有记录,代书在给你做账时就没了依据。如果他不做库存、贬值等,对你的公司是一种损失。因此代书只能“大致地”反应在账上。这种“大致”或“估计”是经不住检查的,除了问题负责的人是业主。

现在几乎所有的商家都有电脑,但我看到的是,有的商家的电脑只是用来看视频、微信聊天的,连开发票的程序都没有,发票是手写的,上面的资料不完全。实际上,安装电脑开票的程序及其操作并不比掌握微信聊天更难。用电脑开票,实际就是日记账了。很多东西都可以反映出来,如果能与代书楼用同样的程序,做账更要容易,不易出错。

现在不少公司规模比较大,公司里设立了会计室,有专职人员做出纳、会计,虽然用的是中国会计程序,那也比没有内部控制要强得多。有的小型公司老板,不愿把公司运行情况让第三者了解,自己又没有相应的知识,所以,就让生意停留在小买卖的地位,是赚是亏全看现金。这样的经营方式已经不符合当前的形势了,应该考虑多做些工作了。

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