今天咱们来讨论关于文件的认证

　　最近有位侨胞从国内开出了自己婚姻状况证明。那是一份当地公证处做的公证书，还翻译成了西班牙文，只是没有认证。当事人拿去民政局(Registro Civil)，未被接受，要求他去大使馆把文件认证一下。但是，他在大使馆得到的回答是，“使馆不做认证，文件必须带回去国内做双认证。”我们这位同胞很不满意，为什么西班牙民政机关说，只要有使馆的认证就可以了，而使馆却不做，还要让送回国内去？ 真不替当事人着想！

　　问题提到我这里，很抱歉，我的回答也不能使他满意：国内文件必须拿回国内做认证！

　　文件的认证确实是个比较复杂的事情，虽然在中国实际上并不复杂。为什么这么说呢？

　　凡是在西班牙办理与外国人有关的手续时，往往会见到这么一句话：Los documentos extranjeros deben ser legalizados por vía diplomática y traducidos al español。 大家应该看懂了：所有外国的文件必须经过外交途径认证，并译成西班牙文。

　　这里指的外交途径，不是简单地看作是通过使领馆，而仅仅是最后经过外交使团或外交部。我们具体看看中国出来的文件都应该怎么通过外交途径认证呢？

　　首先我们要了解文件为什么需要认证？认证的是什么？

　　文件需要认证，第一是要确认文件的真实性，第二要确认认证经办人员的签字属实。也就说，签字人确实是负责办理认证的。这样逐级上去，直到外交部：出国门前。但是，文件是拿到西班牙来用的，西班牙官方怎么知道那个外交部签字人是真的负责人呢？所以需要由西班牙驻中国的使领馆负责认证的部门认证前面的签字属实。

　　但是，中国的文件不是直接拿这个文件去逐级认证，而是做成公证，其中就是公证处把文件做成公证复印，由公证处负责确认文件的真实性和签字人的签字。接下去要做的就是俗称的“双认证”：首先需要把公证书送到外交部做认证，现在不必送到北京外交部了，而是在各地有外交部的相应机构，比如，浙江省的，只要送到杭州，做第一个认证，这里会认证公证人的签字(盖章)属实；第二个认证，就是再送西班牙驻华使领馆，由他们认证外交部认证官的签字属实。到这里，这个文件的双认证结束了。拿到西班牙官方机构用的中国文件，还需要经过西班牙外交部对于他们驻华机构认证官的签字的承认。

　　从以上三个认证步骤看，大概应当了解了各个部门的职责：他们是各行其职。“铁路警察，只管这一段”。为什么不能越级？也不能跳级？解释一下，很简单：中国各地有很多公证处，公证人，谁能知道签字的是不是某地的公证人呢？外交部驻当地或这个地区，比如浙江的机构，所有浙江公证人的姓名、工作地点和他们的签字或印章都在那里有备案，有据可查。外交部认证机构官员的签字、职务也都有在西班牙驻华使领馆有备案，有据可查。比如一份在杭州经外交部认证的公证书，送到北京西班牙大使馆，他们就不会给你认证，因为他们不负责江浙一带外交部认证文件，他们没有认证官签字备案，你的文件只能送西班牙驻上海领事馆。这样一环扣一环，不会有错。谁要是拿了一份假冒的文件去外交部认证，一查，不是当地公证人的签字，外交部就不给予认证了。在西班牙使领馆也同样。

　　拿到西班牙使用的文件，过去在国内经过双认证后，还需要送西班牙外交部认证，因为只有外交部能够清楚，西国驻某国使领馆的认证官员的姓名和签字。在互联网的今天，这一步也已经去掉了，西班牙驻外使领馆认证后，可以直接用了。

　　经过这么一解释，就明白为什么中国驻西班牙大使馆不能给你认证带出来的文件了吧！因为这里的使馆不知道你的文件是不是公证人所作，他们没有权利这么做。

　　那为什么西班牙民政局的人要这么说呢？只能说，他不懂认证途径！

　　而西班牙的文件要拿出国使用，认证途径复杂得多！我们举个例子，通常侨胞们拿回去的孩子出生证明，由民事局出具证明，要经过大区(省)高级法院、司法部、外交部认证，最后送外国驻西使领馆认证。如果是一份公证书，首先要经过公证人所属的省级行业公会认证，然后送司法部公证和登记署，再去外交部。再举个例子，比如一个银行证明，要由该行主管人员签字后，送西班牙央行(Banco de España)认证，再送外交部，...；一份高等学历证书和一份中学学历证书的初级认证机构又有不同；警察局证明，比如某西籍华人做了一份原来是西班牙外国人身份证XXXX号，现在持西班牙国民身份证YYY号。就要送内政部认证，后送外交部。总之，在西班牙不同性质的文件，要经过不同的认证途径，最后都要经过外交部及中国驻西班牙使领馆。这么一个复杂的事情，也难怪一个普通的公职人员不明白了。

　　欧盟国家之间，文件的认证途径又有不同。比如意大利办理的孩子出生证明，有的就有西班牙文，就有可能直接使用。还有更多的国家的是需要经过一个被叫做apostilla的证明。这是一种只要一步到位的认证，所以西班牙文也称legaización única，或Apostilla de la Haya， 即海牙认证，是参与1961年10月5日签署的海牙协议成员国的文件的认证做法。但是，这里只是一些官方行政或司法文件，而不包括前面提过的一些个人文件的认证。个人文件，到达司法部和外交部这里，就只要做Apostilla了，不需外交部认证了。司法部有海牙协议成员国名单，可以在网上查询。比如一张西班牙出的无犯罪记录证明，如果要拿到中国去用，则需要司法部认证、外交部认证和我驻西使领馆认证。但是，如果在海牙协议其他成员国用，则在司法部开出证明的同时，就可以办理Apostilla，即海牙协议国证明，直接拿出去用了。

　　所有经认证的文件，只有文件上第一位签字人对于文件内容负责。以后的各位，仅仅能证明前面那位的签字属实，不对文件内容的真实性负责。这最后一句话也恰好是西班牙外交部认证章上所说的。